Prozessoptimierung für den Mittelstand

Arbeit, die sich
von selbst weiterbewegt.

Wir machen Geschäftsprozesse verständlich, fokussiert und digital. Nicht mit KI um der KI willen – sondern mit Lösungen, die Arbeit leichter machen.

Prozessanalyse startenSo gehen wir vor
Prozessraum / KundenanfrageHeute

Von Anfrage zu Auftrag

Ein Prozess, ein Datenfluss, klare Zuständigkeiten.

01 · Eingang
Anfrage erfassenMail, Formular oder Telefon
02 · Prüfung
Informationen ergänzenNur Ausnahmen werden geprüft
03 · Abschluss
Auftrag anlegenCRM und ERP sind synchron
Menschliche Freigabe bei Bedarf
01 Bestehendes nutzen statt alles ersetzen02 Automatisieren, was klar geregelt ist03 Menschen behalten die Entscheidung
Der richtige Anfang

Bevor ein Prozess schneller wird, muss er erst einmal klar sein.

Die beste Technologie hilft nicht, wenn Arbeitsschritte, Daten und Verantwortung unklar sind. Deshalb starten wir nie mit dem Tool, sondern mit dem Alltag deines Teams.

01
Ist der Ablauf dokumentiert?Oder funktioniert er vor allem, weil einzelne Menschen ihn im Kopf haben?
02
Wo entsteht Wiederholung?Volumenreiche, regelbasierte Arbeit hat meist den größten Hebel.
03
Welche Daten liegen schon vor?Digitale Prozesse brauchen eine brauchbare, zugängliche Grundlage.
04
Wer entscheidet über Ausnahmen?Automatisierung braucht klare Verantwortung – nicht weniger Verantwortung.
05
Was soll nach drei Monaten besser sein?Ein gutes Pilotprojekt ist abgegrenzt und messbar.
Priorisieren statt verzetteln

Nicht alles gleichzeitig. Das Richtige zuerst.

Mit einer einfachen Nutzen-Aufwand-Betrachtung finden wir Prozesse, die schnell spürbare Wirkung erzeugen – und identifizieren Projekte, die besser später starten.

Klick auf einen Prozess

Hoher Nutzen
geringer AufwandGeringer Nutzen
hoher AufwandUMSETZUNGSAUFWAND →NUTZEN →
Sofort startenDokumente erfassen, Rechnungen prüfen oder Anfragen routen: klar geregelt, oft gut integrierbar und schnell messbar.
Konkrete Hebel

KI ist kein Produkt. Sie ist ein gutes Werkzeug.

Dort, wo Informationen erkannt, sortiert, vorbereitet oder weitergeleitet werden müssen, kann KI Arbeit sinnvoll entlasten. Die Entscheidung bleibt beim Menschen.

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Dokumente verstehen

Rechnungen, Lieferscheine und Angebote auslesen, prüfen und sauber im richtigen System ablegen.

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Anfragen richtig zuordnen

Kontaktanfragen nach Thema, Dringlichkeit und Zuständigkeit vorsortieren – bevor sie liegen bleiben.

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Angebote vorbereiten

Produkt-, Preis- und Kundendaten zusammenbringen, damit sich dein Vertrieb auf Gespräche konzentrieren kann.

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Interne Arbeit verbinden

CRM, ERP, CMS und Fachsoftware über Schnittstellen zu einem verlässlichen Workflow verbinden.

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Ausnahmen sichtbar machen

Statt jeden Vorgang zu bearbeiten, fokussiert sich dein Team auf die Fälle, die wirklich Urteil brauchen.

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Ergebnisse messen

Durchlaufzeit, Fehlerquote und Aufwand sichtbar machen – damit Optimierung kein Bauchgefühl bleibt.

Was sich im Arbeitsalltag wirklich verändert.

Drei typische Situationen. Wir verbinden vorhandene Systeme, bereiten Informationen vor und machen nur die Fälle sichtbar, die Entscheidungen brauchen.

Kundenmanagement

Aus einer Anfrage wird ein vorbereiteter Auftrag.

Wirkung: Der Vertrieb steigt mit Kontext ein, statt Informationen zusammenzusuchen.

Flow aktiv
E-Mail · EingangAnfrage: Neue MaschinePDF, Kontaktdaten, Rückfrage
Zuordnen
+ ergänzen
CRM · AuftragVorgang vorbereitetVertrieb prüft Preis und Priorität.
E-Mail → CRM → Vertrieb
Abrechnung

Aus einem PDF wird ein prüfbarer Rechnungsvorgang.

Wirkung: Das Team bearbeitet gezielt Abweichungen – nicht jede einzelne Rechnung.

Flow aktiv
PDF · EingangRechnung 47382Lieferant, Betrag, Bestellnummer
Auslesen
+ abgleichen
ERP · PrüfungFreigabe bereitNur eine Abweichung wird markiert.
PDF → ERP → Freigabe
Service

Aus einer Kundenmail wird die richtige nächste Aktion.

Wirkung: Servicefälle landen mit vollständigem Kontext bei der richtigen Person.

Flow aktiv
E-Mail · ServiceStörung an AnlageDringlichkeit, Kundennummer, Foto
Einordnen
+ routen
Ticket · TeamFall zugewiesenPriorität und Vorgeschichte liegen vor.
E-Mail → Ticket → Service
Von der Beobachtung zum Ergebnis

Ein Prozess. Ein Team.
Ein messbares Ziel.

01 / Analyse

Arbeitsalltag sehen

Wir nehmen den Ist-Prozess auf: Systeme, Übergaben, Medienbrüche und die Menschen, die ihn täglich leben.

02 / Fokus

Pilot definieren

Wir wählen einen Prozess mit klarem Nutzen, überschaubarem Aufwand und einem Erfolgskriterium, das alle verstehen.

03 / Umsetzung

Passend bauen

Individuelle Software, Schnittstellen, CMS, KI oder bestehende Tools: Wir nutzen, was für Ihren Flow sinnvoll ist.

04 / Integration

Im Alltag verankern

Ein guter Prozess ist erst dann gut, wenn dein Team ihn wirklich nutzen kann und Daten sicher dort ankommen, wo sie gebraucht werden.

05 / Wirkung

Lernen und skalieren

Wir prüfen gemeinsam die Kennzahlen. Was funktioniert, wird auf den nächsten sinnvollen Prozess übertragen.

Intersolute · Mönchengladbach / NRW

Technisch stark. Menschlich klar.

Individuelle Software, wenn Standard nicht reicht
Schnittstellen, die bestehende Systeme verbinden
KI-Integration mit sauberem Datenfluss
CMS und Hosting aus einer Hand
DSGVO und Betrieb von Anfang an mitdenken
Kostenlose Ersteinschätzung

Welcher Prozess würde deinem Team sofort Luft verschaffen?

Erzähl uns, wo Arbeit heute liegen bleibt. Im ersten Gespräch schauen wir gemeinsam, ob und wie sich daraus ein sinnvoller Pilot entwickeln lässt.

Erstgespräch vereinbaren

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